PROYECTO ARCHIVOS DIGITALES
En vista
de que los archivos en la Regional Santander no cumplen con la normatividad
vigente, luego de capacitar a los funcionarios, he trabajado en lograr los indicadores
de la organización de archivos de gestión, al lograr esta meta es necesario
transferir los archivos de gestión que cumplan su tiempo de retención según la
TRD al archivo central, existe una bodega donde reposan los archivos
semi-activos que deben transferirse al archivo central que tiene su sede en
Bogotá, para poder realizar dicha transferencia es necesario levantar un
FUID-Formato Único de Inventario Documental que contenga datos tales como Serie
y Sub-Serie Documental, Nombre del Expediente, No. del Expediente, Consecutivo,
Fechas Extremas, No. Caja, No. de Carpeta, No. de Folios, Soporte Documental y
Notas; en vista de que este es un arduo trabajo, se consiguió que una empresa
externa intervenga los archivos para poder cumplir con los pasos que forman la
organización documental:
- Clasificación.
- Ordenación.
- Depuración.
- Rotulación.
- Aplicación de TRD.
- Levantamiento de Inventarios (Base de Datos).
- Digitalización.
Este nuevo
proyecto me permite aplicar mis conocimientos adquiridos durante mi proceso de
formación superior al ser la supervisora del contrato puedo aplicar la Administración
Básica y Documental, Realización, Administración y Control de Inventarios,
Procesamiento de la Información, Organización Documental, Fundamentación de un
Sistema de Gestión Documental entre otras materias.
A
continuación dejo como evidencia un video donde se puede ver al personal que está interviniendo
los archivos de la Regional Santander-ICBF, igualmente las Actas de Entrega del
Producto terminado cumpliendo con todos los pasos de organización:
