Se entiende por Gestión Documental el conjunto normas técnicas
y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo
en una organización, permitir la recuperación de información desde
ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar
los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los
documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y
economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido
a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y
transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los
hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas
de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue
haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los
fondos documentales.
Algunos Criterios Generales a Tener en cuenta
Un sistema de gestión documental por lo general se refiere a las
siguientes áreas: Almacenamiento, recuperación, clasificación,
seguridad, custodia, distribución, creación, autenticación.
| Almacenamiento | ¿Dónde guardaremos nuestros documentos? ¿Cuánto podemos pagar para almacenarlos? |
|---|---|
| Recuperación | ¿Cómo puede la gente encontrar documentos necesarios? ¿Cuánto tiempo se puede pasar buscándolo? ¿Qué opciones tecnológicas están disponibles para la recuperación? |
| Clasificación | ¿Cómo organizamos nuestros documentos? ¿Cómo aseguramos que los documentos estén archivados siguiendo el sistema más apropiado? |
| Seguridad | ¿Cómo evitamos la pérdida de documentos, evitar la violación de la información o la destrucción no deseada de documentos? ¿Cómo mantenemos la información crítica oculta a quién no debiera tener acceso a ella? |
| Custodia | ¿Cómo decidimos qué documentos conservar? ¿Por cuánto tiempo deben ser guardados? ¿Cómo procedemos a su eliminación (expurgo de documentos)? |
| Distribución | ¿Cómo distribuimos documentos a la gente que la necesita? ¿Cuánto podemos tardar para distribuir los documentos? |
Worflow (Flujo de Trabajo) |
¿Si los documentos necesitan pasar a partir de una persona a otra, cuáles son las reglas para el flujo de estos documentos? |
| Creación | ¿Si más de una persona está implicada en creación o modificación de un documento, cómo se podrá colaborar en esas tareas? |
| Autenticación | ¿Cómo proporcionamos los requisitos necesarios para la validación legal al gobierno y a la industria privada acerca de la originalidad de los documentos y cumplimos sus estándares para la autentificación? |
